10 Contoh Surat Niaga & Cara Membuatnya Yang Benar
10 Contoh Surat Niaga & Cara Membuatnya Yang Benar – Surat niaga adalah surat resmi yang digunakan dalam dunia bisnis untuk keperluan komunikasi antarperusahaan, antara perusahaan dengan pelanggan, atau dengan pihak lain yang terkait. Surat niaga memiliki peran penting dalam menjalin hubungan bisnis, mengajukan penawaran, mengklarifikasi pesanan, atau menyelesaikan masalah. Berikut adalah 10 contoh surat niaga beserta cara membuatnya yang benar.
1. Surat Penawaran Barang
Surat ini digunakan untuk menawarkan produk atau jasa kepada calon pelanggan.
Contoh:
PT Maju Jaya Abadi Jl. Merdeka No. 123, Jakarta Telp: (021) 1234567 Jakarta, 25 Oktober 2023 Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer Pembelian PT Sejahtera Bersama Jl. Sudirman No. 456, Jakarta Dengan hormat, Bersama ini kami bermaksud menawarkan produk terbaru kami, yaitu [Nama Produk], yang telah terbukti berkualitas tinggi dan banyak digunakan oleh perusahaan ternama. Kami melampirkan brosur dan daftar harga untuk informasi lebih lanjut. Kami siap memberikan diskon khusus untuk pembelian dalam jumlah besar. Jika ada pertanyaan, silakan hubungi kami di nomor telepon yang tertera. Hormat kami, [Nama] Manajer Pemasaran PT Maju Jaya Abadi
Cara Membuat:
- Cantumkan kop surat (nama perusahaan, alamat, dan kontak).
- Tulis tanggal surat.
- Sertakan nama dan alamat penerima.
- Buat pembukaan yang sopan.
- Jelaskan produk atau jasa yang ditawarkan.
- Sertakan lampiran jika diperlukan (brosur, daftar harga).
- Tutup dengan salam penutup dan tanda tangan.
2. Surat Pesanan Barang
Surat ini digunakan untuk memesan barang atau jasa dari supplier.
Contoh:
PT Sinar Terang Jl. Pahlawan No. 789, Bandung Telp: (022) 7654321 Bandung, 26 Oktober 2023 Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer Penjualan PT Barokah Jaya Jl. Gatot Subroto No. 321, Jakarta Dengan hormat, Bersama ini kami bermaksud memesan barang sebagai berikut: - [Nama Barang], jumlah 100 unit, harga Rp [Harga]/unit. - [Nama Barang], jumlah 50 unit, harga Rp [Harga]/unit. Mohon konfirmasi ketersediaan barang dan total biaya yang harus dibayar. Kami harap barang dapat dikirim secepatnya. Terima kasih atas kerja samanya. Hormat kami, [Nama] Manajer Pembelian PT Sinar Terang
Cara Membuat:
- Cantumkan kop surat.
- Tulis tanggal surat.
- Sertakan nama dan alamat penerima.
- Buat pembukaan yang sopan.
- Cantumkan detail pesanan (nama barang, jumlah, harga).
- Minta konfirmasi ketersediaan dan total biaya.
- Tutup dengan salam penutup dan tanda tangan.
3. Surat Pengaduan
Surat ini digunakan untuk mengadukan masalah terkait produk atau layanan.
Contoh:
PT Indah Sejahtera Jl. Kenanga No. 10, Surabaya Telp: (031) 9876543 Surabaya, 27 Oktober 2023 Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer Layanan Pelanggan PT Sentosa Abadi Jl. Diponegoro No. 15, Surabaya Dengan hormat, Kami ingin mengadukan masalah terkait pengiriman barang pesanan kami (No. Pesanan: 12345) yang diterima dalam kondisi rusak. Mohon penjelasan dan solusi dari pihak Anda. Terima kasih atas perhatiannya. Hormat kami, [Nama] Manajer Operasional PT Indah Sejahtera
Cara Membuat:
- Cantumkan kop surat.
- Tulis tanggal surat.
- Sertakan nama dan alamat penerima.
- Jelaskan masalah secara detail.
- Minta solusi atau penjelasan.
- Tutup dengan salam penutup dan tanda tangan.
4. Surat Penagihan
Surat ini digunakan untuk menagih pembayaran yang belum dilunasi.
Contoh:
PT Bintang Terang Jl. Mawar No. 20, Yogyakarta Telp: (0274) 1234567 Yogyakarta, 28 Oktober 2023 Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer Keuangan PT Harmoni Jaya Jl. Malioboro No. 30, Yogyakarta Dengan hormat, Bersama ini kami mengingatkan bahwa pembayaran faktur No. 12345 dengan jatuh tempo tanggal 20 Oktober 2023 belum kami terima. Mohon segera melakukan pembayaran sebesar Rp [Jumlah]. Terima kasih atas perhatiannya. Hormat kami, [Nama] Manajer Keuangan PT Bintang Terang
Cara Membuat:
- Cantumkan kop surat.
- Tulis tanggal surat.
- Sertakan nama dan alamat penerima.
- Jelaskan faktur yang belum dibayar.
- Minta pembayaran segera.
- Tutup dengan salam penutup dan tanda tangan.
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat ini digunakan untuk mengkonfirmasi pesanan yang diterima.
Contoh:
PT Cahaya Baru Jl. Anggrek No. 5, Semarang Telp: (024) 7654321 Semarang, 29 Oktober 2023 Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer Penjualan PT Sinar Jaya Jl. Pemuda No. 10, Semarang Dengan hormat, Kami mengkonfirmasi penerimaan pesanan Anda dengan No. Pesanan 67890. Barang akan segera kami proses dan dikirim sesuai jadwal. Terima kasih atas kepercayaan Anda. Hormat kami, [Nama] Manajer Operasional PT Cahaya Baru
Cara Membuat:
- Cantumkan kop surat.
- Tulis tanggal surat.
- Sertakan nama dan alamat penerima.
- Konfirmasi pesanan yang diterima.
- Berikan informasi pengiriman.
- Tutup dengan salam penutup dan tanda tangan.
6. Surat Permintaan Penawaran
Surat ini digunakan untuk meminta penawaran harga atau produk.
Contoh:
PT Sejahtera Mandiri Jl. Melati No. 15, Medan Telp: (061) 1234567 Medan, 30 Oktober 2023 Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer Pemasaran PT Barokah Jaya Jl. Gatot Subroto No. 321, Jakarta Dengan hormat, Kami berminat untuk memesan [Nama Produk] dalam jumlah besar. Mohon kirimkan penawaran harga dan syarat pembayaran. Terima kasih atas kerja samanya. Hormat kami, [Nama] Manajer Pembelian PT Sejahtera Mandiri
Cara Membuat:
- Cantumkan kop surat.
- Tulis tanggal surat.
- Sertakan nama dan alamat penerima.
- Jelaskan produk yang diminati.
- Minta penawaran harga dan syarat pembayaran.
- Tutup dengan salam penutup dan tanda tangan.
7. Surat Pemberitahuan Perubahan Harga
Surat ini digunakan untuk memberitahu perubahan harga produk.
Contoh:
PT Sinar Baru Jl. Dahlia No. 25, Surabaya Telp: (031) 9876543 Surabaya, 31 Oktober 2023 Kepada Yth. Bapak/Ibu Pelanggan Setia PT Sinar Baru Dengan hormat, Kami memberitahukan bahwa mulai tanggal 1 November 2023, harga [Nama Produk] akan mengalami penyesuaian menjadi Rp [Harga Baru]. Perubahan ini dilakukan karena kenaikan biaya produksi. Terima kasih atas pengertiannya. Hormat kami, [Nama] Manajer Pemasaran PT Sinar Baru
Cara Membuat:
- Cantumkan kop surat.
- Tulis tanggal surat.
- Sertakan nama dan alamat penerima.
- Jelaskan perubahan harga dan alasannya.
- Tutup dengan salam penutup dan tanda tangan.
8. Surat Pengiriman Barang
Surat ini digunakan untuk memberitahu pengiriman barang.
Contoh:
PT Harmoni Jaya Jl. Kenanga No. 10, Surabaya Telp: (031) 9876543 Surabaya, 1 November 2023 Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer Pembelian PT Indah Sejahtera Jl. Diponegoro No. 15, Surabaya Dengan hormat, Kami memberitahukan bahwa pesanan Anda dengan No. Pesanan 12345 telah dikirim melalui [Nama Ekspedisi] dengan No. Resi [Nomor Resi]. Barang diperkirakan akan tiba dalam 3-5 hari kerja. Terima kasih atas kerja samanya. Hormat kami, [Nama] Manajer Operasional PT Harmoni Jaya
Cara Membuat:
- Cantumkan kop surat.
- Tulis tanggal surat.
- Sertakan nama dan alamat penerima.
- Berikan informasi pengiriman (nomor resi, ekspedisi).
- Tutup dengan salam penutup dan tanda tangan.
9. Surat Pembatalan Pesanan
Surat ini digunakan untuk membatalkan pesanan.
Contoh:
PT Sentosa Abadi Jl. Diponegoro No. 15, Surabaya Telp: (031) 9876543 Surabaya, 2 November 2023 Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer Penjualan PT Sinar Jaya Jl. Pemuda No. 10, Semarang Dengan hormat, Kami bermaksud membatalkan pesanan dengan No. Pesanan 67890 karena perubahan kebutuhan internal. Mohon konfirmasi pembatalan ini. Terima kasih atas pengertiannya. Hormat kami, [Nama] Manajer Pembelian PT Sentosa Abadi
Cara Membuat:
- Cantumkan kop surat.
- Tulis tanggal surat.
- Sertakan nama dan alamat penerima.
- Jelaskan alasan pembatalan.
- Minta konfirmasi pembatalan.
- Tutup dengan salam penutup dan tanda tangan.
10. Surat Ucapan Terima Kasih
Surat ini digunakan untuk mengucapkan terima kasih atas kerja sama.
Contoh:
PT Barokah Jaya Jl. Gatot Subroto No. 321, Jakarta Telp: (021) 1234567 Jakarta, 3 November 2023 Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer Pembelian PT Sejahtera Mandiri Jl. Melati No. 15, Medan Dengan hormat, Kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama dan kepercayaan yang telah diberikan. Semoga kerja sama ini dapat terus berlanjut di masa depan. Hormat kami, [Nama] Manajer Pemasaran PT Barokah Jaya
Cara Membuat:
- Cantumkan kop surat.
- Tulis tanggal surat.
- Sertakan nama dan alamat penerima.
- Ucapkan terima kasih atas kerja sama.
- Tutup dengan salam penutup dan tanda tangan.
Kesimpulan
Surat niaga adalah alat komunikasi penting dalam dunia bisnis. Dengan memahami format dan cara membuatnya, kamu bisa menjalin hubungan bisnis yang profesional dan efektif. Pastikan surat niaga yang kamu buat jelas, sopan, dan sesuai dengan tujuan komunikasi. Selamat mencoba!